Die Arbeitswelt verändert sich. Flexibilisierung, Eigenverantwortung, neue Arbeitszeitmodelle sind nur einige der Schlagworte, die heutige Entwicklungen in diesem Bereich beeinflussen. Neue Gestaltungsmöglichkeiten eröffnen vollkommen neue Perspektiven. Leistungsfähige Software schafft fast grenzenlose Flexibilität. Die Lösung: Digitale Zeitdatenerfassung in einem offenen System.

XTIME ist mit diesen Herausforderungen gewachsen und orientiert sich an den neuen Belangen der Arbeitswelt. Dazu zählt vor allem eine hoch funktionale Personaleinsatz­ und -bedarfsplanung, das leistungsfähige Modul XTIME-W@P für innovatives M-Business sowie XTIME-WEB für internetbasiertes Zeit-Management. Ebenso ist eine Integration der Zeiterfassung in bestehende Workflow-/ Workgroup-Anwendungen, wie Microsoft Outlook, Lotus Notes u. a. möglich.

Installationen in allen Bereichen der Wirtschaft untermauern den Erfolg dieser leistungsfähigen Standardsoftware. Durch den integrierten und modularisierten Aufbau von XTIME ist bei Bedarf ein schrittweiser Ausbau zum kompletten Personalsteuerungssystem im Echtbetrieb möglich.

XTIME für alle Arbeitszeitmodelle

XTIME ermöglicht aufgrund eines flexiblen Aufbaus die Realisierung nahezu aller Arbeitszeitmodelle: 

• flexible Arbeitszeitregelungen
• Anbindung verschiedener Zeiterfassungsterminals und Kartenleser-Technologien
• Jahrearbeitszeit
• Lebensarbeitszeit
• Altersteilzeit
• Gleitzeit
• Schichtarbeit
• unvorhergesehene Sonderschichten oder  saisonal bedingte Mehrarbeit oder Sonderzeiten

Neben täglichen Sollvorgaben können auch wöchentliche, monatliche und jährliche Vorgaben getroffen werden, um eine weitere Flexibilisierung der Arbeitszeiteinteilung zu erreichen. Dabei speichert und analysiert XTIME  natürlich nicht nur die Arbeitszeiten, sondern auch die Fehlzeiten. Es wird unterschieden zwischen geplanten (wie Urlaub) und ungeplanten (z. B. Krankheit) Fehlzeiten und zugeordnet, was bezahlte und was unbezahlte Fehlzeiten sind. Auf diese Weise entsteht ein geschlossenes Arbeitszeitmodell und ein lückenloser Nachweis der Gesamtarbeitszeit.

Unendliche Flexibilität für das Unternehmen

XTIME ist ein besonders effizientes und wirtschaftliches Instrument für das kaufmännische und gewerbliche Zeit-Management. Alle Faktoren der Flexibilisierung der Arbeitszeit können ausgeschöpft werden z. B. durch Jahresarbeitszeiten, Ampelkonten, Altersteilzeit und Lebensarbeitszeitverkürzungen. Dadurch werden Überstunden vermieden und Lohnkosten gesenkt. Das Zeitmanagement und die Personaleinsatzplanung realisieren eine hohe Flexibilität so dass z. B. saisonale Schwankungen und unvorhergesehene Ausfälle problemlos ausgeglichen werden können. Über das Informationssystem hinaus stehen eine Vielzahl von Auswertungen online zur Verfügung. Ob die aktuelle Anwesenheit bestimmter Mitarbeiter oder Statistiken, z. B. über die Resturlaubsbestände. In XTIME sind sie vorhanden und können auch automatisch erstellt und als Mail versandt werden. Auch das Kostenstellenmanagement für die kostenmäßige Betrachtung und Verarbeitung von temporär versetzten Mitarbeitern kann mit XTIME erfolgen. Die integrierte Weiterleitung von Daten an die Kostenrechnung erhöht die Transparenz und unterstützt die interne Kostenverrechnung.

Umfangreiche Entlastung und Ablaufoptimierung im Personalwesen

XTIME ermöglicht die Planung, Erfassung und Verarbeitung der flexiblen Arbeitszeiten in einem übersichtlichen, ergonomischen und effizienten System. Aktuelle Online­Informationen, ergänzt durch umfangreiche Statistiken und Auswertungsmöglichkeiten, stehen standardmäßig zur Verfügung. Das dezentrale Konzept von XTIME ermöglicht die Korrektur vor Ort in der Abteilung oder Außenstelle und verringert dadurch die Arbeit der Personalabteilung wesentlich. Durch die Employee Self Service-Funktionalität kann eine Vielzahl des Informationsbedarfes der Mitarbeiter durch die Mitarbeiter selbst an das System gestellt werden oder sogar Urlaubsanträge und Fehlzeitenformulare papierlos an den Vorgesetzten weitergeleitet werden. Die Eingaben durch die Personalabteilung entfallen. Eine ebenfalls erhebliche Arbeitsreduzierung für die Personalabteilung bringt der XTIME-Mailservice, der direkt an die Mailadresse des Mitarbeiters die Normabweichungen weiterleitet. Nachfragen an die Personalabteilung oder die Vorgesetzten entfallen bzw. werden auf ein Minimum reduziert. Zyklisch benötigte Auswertungen können automatisch in beliebigen Formaten als Mail-Anhang an die Bereichs-, Abteilungs-, Kostenstellenverantwortlichen oder beliebige Adressaten versandt werden.

Perfekt aufbereitete Daten für die Lohn- und Gehaltsabrechnung

Alle erfassten Zeitdaten – zu Entgeltdaten aufbereitet – stehen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung ohne weitere manuelle Bearbeitung vollständig zur Verfügung. Alle Arbeitszeiten sind bereits abrechnungsrelevant aufbereitet und können an das Personalabrechungssystem übergeben werden. Durch die Rückrechnungsfähigkeit mit beliebiger Rückrechnungstiefe werden manuelle Aufschreibungen bzw. zusätzliche Eingaben im Entgeltabrechnungssystem vermieden. Gleichzeitig ist die Datenkonsistenz und Revisionsfähigkeit sichergestellt.

Flexibilität für den Mitarbeiter und Information des Betriebsrates

Die Zeitkonten geben eine vollkommene Transparenz über alle Arbeitszeiten. So kann der Betriebsrat die Einhaltung der tariflichen Regelungen, Arbeitszeitgesetze und Betriebsvereinbarungen exakt nachvollziehen. Bei etwaigen Abweichungen gibt es eine lückenlose Historie, die die exakten Daten belegt. Durch die XTIME-Revisionsfähigkeit lassen sich alle Korrekturen ohne Einschränkung analysieren. Mitarbeiterwünsche bei der Arbeitszeitgestaltung finden durch die Arbeitszeitflexibilisierung Berücksichtigung. Der Employee Self Service gibt dem Mitarbeiter alle Informationen - auch zur Entlastung des Betriebsrates, da unnötige Rückfragen und Missverständnisse vermieden werden.

Die Realisierung der flexiblen Arbeitszeit wird für den Mitarbeiter problemlos durchgeführt. Die Lohn­ und Gehaltsabrechnung ist korrekt und enthält alle entsprechenden Zuschläge für z. B. Mehrarbeit oder auch die geleistete Arbeitszeit.

Die Mitarbeiterzufriedenheit steigt durch Datenaktualität über die Employee Self Service-Funktionen oder das Informationsterminal. Workflowsysteme zum bequemen und einfachen Handling von Urlaubsanträgen, Fehlzeitenformularen und Informationsabfragen sind eingebunden. Das erhöht das Vertrauen in die Effizienz und Notwendigkeit des Zeit-Managements.

Integration weiterer Zusatzkomponenten

XTIME ist modular aufgebaut und kann um folgende Zusatzkomponenten ergänzt werden:

• Betriebsdaten-Management
• Personaleinsatz-, -bedarfs­ und –kostenplanung
• Elektronische Unterschrift
• Workflowkomponente
• Anwesenheits- und Terminal­Onlinemonitoring
• Bildschirmzeiterfassung über Intra- und Internet
• Projekt-/Auftragszeiterfassung und -Management
• Kostenstellen- und kostenarten­ bezogene Erfassung
• W@P-, Web- und Telefonzeiterfassung
• Integration von Ausweiserstellungssystemen
• Integration zu verschiedenen Lohn- und Gehaltssystemen
• Kantinendatenerfassung
• Personal- und Werksverkauf
• Tankdatenerfassung
• Auswerte- und Grafikgenerator
  

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